Seine Königliche Hoheit der Prinz von Wales und Ihre Königliche Hoheit die Herzogin von Cornwall betreten einen Saal der prächtigen Wiener Hofburg. Ihre Gastgeber: Bundespräsident Dr. Alexander Van der Bellen und seine Ehefrau Doris Schmidauer.

Rund 70 Journalisten erwarten sie, um über das Ereignis zu berichten. Ein Blitzlichtgewitter bricht los.

Das Programm Ihrer Königlichen Hoheiten umfasst außerdem ein Treffen mit Bundeskanzler Kern, ein Staatsbankett, Besuche im Jüdischen Museum, beim Musikverein, im Café Demel und beim Österreichischen Integrationsfonds, Gespräche bei der OSZE über moderne Sklaverei und religiöse Toleranz sowie ein Besuch bei der Spanischen Hofreitschule.

Ein Besuch eines Mitglieds der königlichen Familie ist immer eine erstklassige Chance für beide Länder, langjährige Beziehungen zu pflegen und zu vertiefen. Jeder Programmpunkt, vom seinem Ablauf und Ziel bis zu den Transport- und Sicherheitsvorkehrungen, wird sorgfältig geplant, wofür die Hilfe der Behörden des Gastlands von unschätzbarem Wert ist. Auch kleinste Details müssen genau überlegt und abgesprochen werden.

Es hat mich erstaunt, in welch ungeheurem Ausmaß während des gesamten Besuchsprogramms kommuniziert wurde. Es gab private Vier-Augen-Gespräche, formellere Kontakte zwischen Teams der beiden Seiten und Begegnungen mit Personen oder Personengruppen bei größeren Veranstaltungen – immer und überall wurden Informationen und Ideen ausgetauscht.

Ein Teil dieser Kommunikation fand über die Medien statt. Unsere effizienten und hilfsbereiten österreichischen Gastgeber akkreditierten für diesen Besuch 170 Journalisten und Photographen, die ein breites Spektrum der österreichischen, britischen und internationalen Medien vertraten. Zusammen mit dem Bundespressedienst legten wir die Standorte fest, an denen sich die akkreditierten Medienvertreter aufhalten sollten, damit sie über möglichst viele Veranstaltungen berichten konnten. Hinzu kamen aktuelle Informationen, die wir über unsere Twitter-Konten @leighturnerFCO und @UKinAustria verbreiteten, in enger Zusammenarbeit mit dem hervorragenden @ClarenceHouse.

Mein Rat: folgen Sie allen drei Konten jetzt!

Aber so wichtig diese technischen Möglichkeiten auch sind – den unmittelbaren persönlichen Kontakt können sie nicht ersetzen. Deshalb sah das Programm viele Gelegenheiten für Begegnungen vor: Lehrlinge im Café Demel, junge Flüchtlinge und Holocaust-Überlebende im Jüdischen Museum, Schulkinder und Musiker im Musikverein, Bioerzeuger im Buschenschank Obermann (einem Bio-Heuriger), Pferdepfleger in der Hofreitschule, Vertreter von Nichtregierungsorganisationen, Religionsgemeinschaften und internationalen Organisationen in der Hofburg, Berater, Sachbearbeiter und Kunden beim Österreichischen Integrationsfonds, und viele andere.

Alles in allem eine bunte Mischung von Menschen, die eine Geschichte zu erzählen hatten und mit unseren Gästen Erfahrungen austauschen konnten. Am Ende dieses wunderbaren Besuchs Ihrer Königlichen Hoheiten hatte ich das Gefühl, eine Kommunikations-Meisterklasse in Aktion gesehen zu haben.

Danach habe ich mich bei allen bedankt: bei meiner Spitzenmannschaft in Wien, die dieses ausgezeichnete Programm organisiert hat, und den zahllosen österreichischen Kollegen, ohne die alles nicht möglich gewesen wäre. Auch das ist Kommunikation.