#Geschäftsreise #Reisetipps

Kundentermine, Messebesuche, Fachkongresse - Geschäftsreisen sind aus dem Alltag vieler Geschäftsleute nicht wegzudenken. Eine präzise Vorbereitung ist für einen reibungslosen Ablauf entscheidend. Lesen Sie, was es bei der Planung alles zu beachten gibt, damit jede Geschäftsreise zur Zufriedenheit aller Beteiligten reibungslos verläuft.

Teilnehmer festlegen

Bevor man mit der Reiseplanung überhaupt beginnen kann, gilt es zu klären, wer an der Geschäftsreise teilnehmen wird. Reist ein Mitarbeiter allein oder verreisen mehrere Personen? Der Chef reist oft in Begleitung einer Assistenz. Auch bei Messebesuchen sind oft mehrere Mitarbeiter vertreten. Reisen mehrere Mitarbeiter in einer Gruppe ist die Planung in der Regel etwas aufwendiger, da verschiedene Dinge unter den Reisenden abzustimmen sind.

Beachten Sie, dass für jeden Mitarbeiter für die Dauer der Dienstreise eine passende Vertretung zur Verfügung steht. Der Vertretung sollten die zu vertretenden Aufgaben bekannt sein. Sie sollte über den aktuellen Stand der Projekte auf dem Laufenden sein und etwaige Fristen kennen, damit hier nichts versäumt wird. Auch eventuelle Befugnisse bzw. Vollmachten müssen vorab übertragen werden. Es sollte geklärt sein, welche Entscheidungen die Vertretung befugt ist zu treffen.

Reisedauer planen

Vor Reiseantritt sollte mit allen Beteiligten die Dauer der Geschäftsreise abgestimmt werden. Für ein angenehmeres Reisen, ist vor und nach Terminen immer ausreichen Zeit einzuplanen. Die Bahn kann sich verspäten, Flüge können ausfallen. Wer zeitlichen Spielraum einplant, reist stressfreier. Ruhetage rund um die Termine ermöglichen den Mitarbeiten wichtige Termine entsprechend vorzubereiten und nachzuarbeiten. Geschäftsreisen verlaufen so entspannter, Mitarbeiter sind zufriedener und oft ist das Output derartiger Reisen für das Unterhemen höher.

Verkehrsmittel auswählen

Für welches Verkehrsmittel man sich entscheidet, ist von verschiedenen Faktoren abhängig. Zum einen von der allgemeinen Anbindung von Bus oder Bahn an Abfahrtsort und Reiseziel und zum anderen von der Strecke, die bei der Reise zurückgelegt werden muss. Nicht immer ist das Flugzeug dann die erste Wahl. Vor allem bei innerdeutschen Zielen, ist die Reise mit der Bahn oft schneller. Wartezeiten am Flughafen entfallen. Je länger die Reisestrecke, desto eher fällt die Wahl auf das Flugzeug. Bei Fernreisen ist das Flugzeug dann das beliebteste Verkehrsmittel, denn es legt in kürzerer Zeit eine höhere Distanz zurück.

Unterkunft buchen

Entscheidend bei der Auswahl der Unterkunft ist die Lage. Die Unterkunft während der Geschäftsreise sollte möglichst nahe am Zielort und möglichen Treffpunkten liegen. Ebenso wichtig ist eine gute Verkehrsanbindung für den Fall, dass kein Mietwagen zur Verfügung steht. Müssen zwischen Hotel und Terminen täglich weite Entfernungen zurückgelegt werden, stresst das nicht nur den Mitarbeiter, sondern verursacht auch hohe zusätzliche Kosten. Achten Sie bei der Auswahl des Hotels auch darauf, dass die Mitarbeiter sich nach einem anstrengenden Arbeitstag auch entsprechend erholen kann. Frühstück und weitere Zusatzleitungen können bereits vorab für einen angenehmen Aufenthalt hinzugebucht werden.

Dokumente prüfen

Vor der Abreise sollten sämtliche Reisedokumente auf ihre Gültigkeit geprüft werden. Personalausweis oder Reisepass sollten mindestens drei Monate gültig sein. In einigen Ländern wird sogar eine Gültigkeit von mindestens sechs Monate verlangt. Es gilt zu prüfen, ob es im Zielland eine Visumspflicht gibt. Da Visaantragsverfahren in der Regel sehr langwierig sein können, sollten man sich hier rechtzeitig vor der Abreise informieren. Auch Impfungen sind für einige Länder verpflichtend. Hier muss eventuell aufgefrischt und der Impfpass mitgeführt werden. Wird ein Mietwagen gebucht, so muss mindestens einer der Reisenden einen Führerschein mit internationaler Gültigkeit haben. Vor allem bei Geschäftsreisen ins Ausland können zusätzliche Versicherungen notwendig sein. Private Versicherungen haben auf Dienstreisen keine Gültigkeit und entsprechende Versicherungen sind rechtzeitig vom Unternehmen abzuschließen.

Fazit

Bei der Planung einer Geschäftsreise gibt es viel zu beachten und im Vorfeld abzustimmen. Wer rechtzeig plant, läuft weniger Gefahr wichtige Aspekt nicht zu berücksichtigen. Wenn Sie eine Geschäftsreisen buchen wollen, können Sie sich von einem kompetenten Reisebüro, welches sich auf Geschäftsreisen spezialisiert hat, unterstützen lassen. Sie haben einen guten Überblick über entsprechende Einreisevorschriften und stehen von der Planung bis zur Buchung mit Rat und Tat zur Seite.